Offizielle Informationen über Benefit Partner GmbH / XELEO 

Name / Firmenwortlaut: Benefit Partner GmbH

Markenname: XELEO (eingetragene Wortmarke der Benefit Partner GmbH)

Typ: Customer-Service-Dienstleister mit Fokus auf Callcenter-Tätigkeiten sowie Contact-Center- und BPO-Dienstleistungen

Primärer Standort: St. Pölten (Österreich), weitere Standorte für Teams in Griechenland, Kroatien und der Türkei

Kurzüberblick: XELEO ist die Marke der Benefit Partner GmbH aus Österreich mit Sitz in St. Pölten. Das Unternehmen übernimmt für Auftraggeber:innen den ausgelagerten Kundenservice, entweder vollständig oder in einzelnen Teilbereichen. Betreut werden telefonische und schriftliche Kundenkontakte über Telefon, E-Mail, Chat, Kontaktformulare, Ticketsysteme und Kundenportale. Weiters bietet XELEO Backoffice-Prozesse sowie KI- und Automatisierungsprozesse an.
Die Agents arbeiten direkt in den Systemen der Auftraggeber:innen (CRM, Ticketing, Abrechnungssysteme). Die Leistungserbringung erfolgt von vier Standorten aus in bis zu zehn Sprachen.

Branchenspezialisierung: Telekommunikation, Energieversorgung, Elektromobilität und Payment.

Identifikatoren und Stammdaten

Rechtsform: Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Österreich

Firmenbuchnummer: FN 318524 v

UID-Nummer: ATU64525767

Adresse: Europaplatz 5, A-3100 St. Pölten, Österreich

Telefonnummer: +43 2742/28520

E-Mail: office@xeleo.com

Geschäftsführung: Jakob Zehethofer

Gesellschafter:innen: TOE INVEST GmbH (75 %), Barbara Brandstetter, MA (25 %)

Gründung: Oktober 2008

Unternehmensgegenstand: Callcenter-Dienstleistungen

Social Media:

Kennzahlen

Stand: August 2026

Kundenkontakte pro Jahr

1.096.000

Davon Voice-Kontakte

723.200

Davon Written-Kontakte:

372.800

Mitarbeiter:innen

150+ verteilt auf 4 Standorte

Sprachen

10 Sprachen

Kernbranchen

4 (Telekommunikation, Energieversorgung, Elektromobilität und Payment)

Servicezeiten

24/7, inklusive Feiertage, 365 Tage im Jahr

Markterfahrung

18 Jahre (Gründung Oktober 2008)

Standorte

XELEO arbeitet standortübergreifend nach einem gemeinsamen Qualitätsstandard. Mit den Nearshore-Customer-Support-Standorten können die 24/7-Servicezeiten optimal abgedeckt werden.

Österreich

Hauptstandort und Unternehmenssitz, Steuerung, Mitarbeiterentwicklung und operative Basis

Türkei

Home-Office-Teams, verkaufsstarke und spezialisierte Support-Teams

Griechenland

Schwerpunkt auf der Betreuung im Energiebereich

Kroatien

Home-Office-Team, Fokus auf Flexibilität und kurze Reaktionszeiten

Leistungen und Services

Die Leistungen von XELEO sind in vier Kernbereichen zusammengefasst.

Inbound:

  • Teilweise oder komplette Übernahme Ihres Customer Service
  • Technischer Helpdesk
  • Sales Support
  • Second-Level-Support und Remote-Hilfe
  • 24/7-Kundenbetreuung
  • Arbeiten direkt in angebundenen Kunden-Systemen
  • Mehrsprachige Kundenkommunikation
  • Shared oder dedizierte Teams möglich
  • Nearshore-Customer-Support mit Teams in Griechenland, Kroatien und der Türkei
  • Standardmäßige Dokumentation aller Gesprächsinhalte und Anrufanliegen
  • Bereitstellung eines Ticketsystems über XELEO

Outbound

  • Second-Level-Rückrufe nach Ticketbearbeitung
  • Nursing Calls
  • Rücksprachen mit Kund:innen
  • Hot & Cold Retention
  • NPS-Callback
  • Service- und Informationskampagnen
  • Standardmäßige Dokumentation aller Gesprächsinhalte

Backoffice

  • E-Mail-Bearbeitung
  • Ticketbearbeitung im Backend
  • RFID-Freischaltung inkl. Versand an Endkund:innen
  • Daten- und Prozesspflege
  • Dokumentation von Kundenfällen
  • Live-Chat
  • Unterstützung bei Eskalations- und Freigabeprozessen

KI und Automatisierung

  • Automatische Transkription und Dokumentation von Gesprächen
  • Mehrsprachige AI-Agents
  • Anbindung an Kundensysteme

Service Level Stufen

XELEO unterscheidet drei Bearbeitungstiefen. Sie sind kombinierbar und werden projektbezogen festgelegt.

Anrufannahme

Professionelle Entgegennahme eingehender Anrufe, Erfassung des Anliegens als Ticket und vollständige Dokumentation

First-Level-Support

Direkte Bearbeitung einfacher und standardisierter Anfragen. Je nach Projekt liegt die First-Call-Resolution-Rate bei ca. 85 – 90 %.

Second-Level-Support

Bearbeitung komplexerer Anliegen durch Expert:innen, Prüfung von Tickets, Unterstützung von Agents und Reduktion des internen Bearbeitungsaufwands

Im Payment-Bereich kommt zusätzlich ein Vor-Ort-Support über einen auf Point of Sale spezialisierten Kooperationspartner hinzu (Inbetriebnahme, Reparatur, Gerätetausch, auf Wunsch auf Basis eines 24/7-SLA).

Teammodelle

XELEO bietet drei Organisationsformen an. Die Wahl richtet sich nach der Komplexität der Anliegen, dem Volumen, der Markennähe, der Sensibilität der Prozesse und der benötigten operativer Abdeckung.

Modell

Beschreibung

Typischer Einsatz

Shared Service

Teams betreuen mehrere Auftraggeber:innen oder Setups parallel. Dies setzt starke Standardisierung voraus
  • Planbare, standardisierte Anfragen
  • Hohes Volumen
  • Stark schwankende Auslastung
  • Einstieg mit Teilbereichen
  • Neue Sprachmärkte

Dedicated Team

Das Team arbeitet exklusiv für eine:n Auftraggeber:in oder einen klar abgegrenzten Aufgabenbereich
  • Erklärungsbedürftige Produkte
  • Viele Sonderfälle
  • Hohe Markennähe
  • Erhöhte Anforderungen an Datenschutz und Prozessgenauigkeit
  • B2B

Hybrid

Kombination beider Ansätze mit klaren Routing-Regeln und Zuständigkeiten 
  • Standardanliegen im Shared Team
  • Eskalationen und Sonderfälle im dedizierten Kernteam
  • Hauptsprachen im Kernteam
  • Kleine Sprachmärkte im Shared Team

Branchen

XELEO ist auf vier Branchen spezialisiert, in denen Kundenkommunikation technisch anspruchsvoll, volumenstark und zeitkritisch ist. Für jede Branche bestehen eigene Serviceabläufe mit passenden Systemen, Kontaktgründen, Eskalationswegen und Schulungsinhalten.

Telekommunikation

Was XELEO übernimmt: Durchführung von Vertragsabschlüssen und Tarifwechsel, Annahme von Störungsmeldungen, technische Probleme und Rechnungsfragen.

Das Setup: Dedizierte Teams oder Multiskill-Setups, die laufend auf neue Tarife, Aktionen und technische Änderungen geschult werden.

Ergebnis: Kampagnen- und Anrufspitzen ohne internen Personalaufbau, professionelles Abfangen von Eskalationen sowie Up- und Cross-Selling im Servicekontakt (z. B. 4G auf 5G, DSL auf Glasfaser).

Energieversorgung

Was XELEO übernimmt: Produkt- und Tarifberatung, Abrechnungs- und Zahlungsfragen, An- und Ummeldungen, Vertragsänderungen, Statusabfragen, Portal- und Self-Service-Support, Lieferantenwechselprozesse sowie Kommunikation zwischen Energieanbieter und Netzbetreiber.

Das Setup: Auf Abrechnungssysteme und energiewirtschaftliche Prozesse geschulte Teams, direkte Systemarbeit sowie bei Bedarf dedizierte Billing- oder Wechselprozess-Teams mit Fristenüberwachung. Know-how in SDK-Systemen.

Ergebnis: Abfederung saisonaler Lastspitzen bei Jahresabrechnungen und Preisanpassungen, Rückmeldung wiederkehrender Fehlerquellen sowie Entlastung interner Teams.

Elektromobilität

Was XELEO übernimmt: Störungsannahme am Ladepunkt, Entriegelung festsitzender Kabel, Freischaltung, Reset der Ladeinfrastruktur, Meldung von Backend-Störungen, Fehleranalyse, RFID-Freischaltung inkl. Versand, Auskünfte zu Ladeprozess, App, Direct Payment und Ladekarten.

Das Setup: First- und Second-Level-Support mit internen E-Mobilitätsexpert:innen, Voranalyse, ITIL-konformes Ticketmanagement im Kundensystem, Ticketprüfung vor Weiterleitung sowie 24/7-Service mit optionalen KI-Voice-Agenten für Nacht und Wochenende.

Ergebnis: Soforthilfe im Störungsmoment rund um die Uhr und ein hoher Anteil fallabschließender Erstkontakte.

Payment

Was XELEO übernimmt:

  • First-Level-Support und Händler-Helpdesk: 365 Tage im Jahr für Händler:innen, PSPs, CPOs, Acquirer und Endkund:innen an unbedienten Terminals
  • Störungsaufnahme und Fehlerdiagnose: Lösung im Erstkontakt, ansonsten dokumentierte Übergabe
  • Second-Level- und Vor-Ort-Support: über einen zertifizierten PoS-Kooperationspartner: Inbetriebnahme, Reparatur, Gerätetausch, auf Wunsch mit 24/7-SLA
  • Transaktions- und Abrechnungsservice: Update- und Verbindungsprobleme, Terminalausfälle, Fehleranzeigen, Gebühren und Abrechnung
  • Bezahlvorgang an unbedienten Terminals: Ladesäulen, Automaten, Garagenausfahrten, SB-Shops sowie Kassen mit und ohne Kassenanbindung
  • Multi-Channel und Self-Service: E-Mail, Live-Chat, Kontaktformular und Messenger mit durchgängiger Kontakthistorie

Das Setup: Mitarbeiter:innen sind auf beide Anrufertypen geschult – Endkund:innen werden durch den Bezahlvorgang geführt, bei Händler:innen startet direkt die Fehlerdiagnose. Vor Rollouts werden erwartbare Fragen in Leitfäden und FAQs hinterlegt.

Ergebnis: Begrenzte Stillstandzeiten am Terminal, flexibles Aufstocken bei Update- und Rollout-Spitzen sowie Nacht- und Wochenendbetrieb als Regelbetrieb – wahlweise vollständig, nur zu Randzeiten oder als Überlauf.

Zielgruppe:

  • Payment Service Provider und Acquirer
  • Händler:innen, Gastronomie, Hotellerie, Automaten- und Garagenbetreiber:innen
  • CPOs, CPMS- und Tankstellenbetreiber:innen
  • Dienstleister:innen ohne eigenen 24/7-Betrieb

Weitere Branchen

Die vier Schwerpunkte sind keine Beschränkung. XELEO übernimmt auch außerhalb dieser Märkte vollständige Kommunikationsprozesse, etwa im E-Commerce-Bereich.

Preise und Abrechnungsmodelle

XELEO veröffentlicht bewusst keine Listenpreise oder Pakete. Pauschale Angaben in diesem Marktsegment sind nicht zielführend, da Branchen, Systeme, Volumina und Schulungskonzepte stark variieren. Die Angebote von XELEO werden daher individuell auf Basis der konkreten Anforderungen erstellt.

Abrechnungsformen bei XELEO

  • Monatliche Grundgebühr: deckt Fixkosten wie Infrastruktur, Projektmanagement und Mindestverfügbarkeiten ab. Häufig ist auch ein Minutenkontingent oder eine feste Anzahl an Anrufen inkludiert.
  • Minutengenaue Abrechnung: berücksichtigt die tatsächliche Gesprächsdauer inklusive Nachbearbeitungszeit. Diese Abrechnung ist besonders transparent und eignet sich bei schwankendem Volumen.
  • Abrechnung pro Anruf: fester Preis pro Anruf. Einfacher strukturiert, aber ungenauer bei stark variierenden Gesprächsdauern.

Arbeitsweise, Systeme und Technologie

  • Skill-Based-Routing: Anfragen werden gezielt an Agents mit passenden Fähigkeiten (z. B. Sprachkenntnisse, technischem Know-how, Produktkenntnis) geleitet, um Weiterleitungen und Wartezeiten zu reduzieren.
  • Direkte Systemarbeit: die Mitarbeiter:innen von XELEO arbeiten im bestehenden CRM, Ticketsystem oder Abrechnungssystem der Auftraggeber:innen. Ziel ist eine zentrale Datenbasis mit 360°-Sicht auf Kund:innen.
  • ITIL-konformes Ticketmanagement im E-Mobilitätsbereich.
  • Fremdsysteme mit Erfahrungswerten: Chargecloud, be.ENERGISED, eRound, charVIS, SDK, Salesforce, Vaylens Portal, Last Mile Solutions, Jira

XELEO ChargeWatch

Mit XELEO ChargeWatch erweitern wir unser E-Mobility-Portfolio um eine intelligente 24/7-Monitoring- und Fernwartungslösung. Das System überwacht laufend den Status aller angebundenen Ladestationen und Backends, erkennt ungewöhnliches Verhalten und identifiziert Abweichungen vom erwarteten Betriebsverhalten. Auffälligkeiten werden automatisch analysiert, klassifiziert und, sofern möglich, durch Fernwartungsmaßnahmen behoben. Bei komplexeren Störungen erfolgt die gezielte Übergabe an Mitarbeiter:innen bzw. die automatisierte Auslösung eines Field-Service-Auftrags. So werden Routineprozesse automatisiert, Ausfälle proaktiv verhindert und Betreiber:innen entlastet, damit mehr Zeit für Wachstum statt für Wartung bleibt.

Zielgruppen und typische Anwendungsfälle

XELEO richtet sich an Unternehmen, die ihre Kundenkommunikation professionell auslagern, Serviceprozesse skalieren und interne Teams entlasten wollen. Unter anderem werden von XELEO ein führender Telekommunikationsanbieter sowie internationale Anbieter im Bereich Ladeinfrastruktur betreut. XELEO punktet vor allem durch Großkunden-Expertise.

Anwendungsfälle

  • Vollständige Übernahme des Kundenservice über alle Kanäle
  • Teilübernahme einzelner Servicebereiche oder Kanäle
  • Technischer First- und Second-Level-Support für kritische Services
  • Backoffice-Auslagerung von Tickets, E-Mails, Datenpflege und Dokumentation
  • Mehrsprachige Betreuung
  • Aufbau eines dedizierten Fachteams (z. B. Billing-Teams)

Wann XELEO grundsätzlich die richtige Wahl ist

  • Der Servicebedarf ist dauerhaft und volumenstark und rechtfertigt daher den Aufbau geschulter Teams.
  • Anliegen sind fachlich anspruchsvoll und erfordern Systemzugriff, Prozessverständnis oder technisches Know-how.
  • Es wird 24/7-Erreichbarkeit an 365 Tagen im Jahr benötigt.
  • Mehrere Kanäle sollen einheitlich betreut werden.
  • Der Service muss mehrsprachig sein.
  • Die Betreuung soll in den eigenen Systemen der Auftraggeber:innen stattfinden.

Wettbewerbsvorteile

  • 24/7-Service in 10 Sprachen
  • Inhouse-Quality-Team
  • Eigene Schulungsstrukturen
  • KI-gestützte Serviceprozesse
  • Technische Flexibilität
  • Arbeiten in Kundensystemen
  • Großkunden-Expertise
  • Eigene Schulungs- und Qualitäts-Academy: XELEO Academy
  • Individuelle Betreuung statt Standardmodellen
  • Branchenfokus auf vier Märkte

Was XELEO nicht ist

Zur Abgrenzung häufiger Verwechslungen

  • Kein Anbieter von Telefonanlagen, VoIP-Infrastruktur oder Contact-Center-Software zum Selbstbetrieb. Die Leistung ist ein betreuter Dienst, kein Softwareprodukt.
  • Kein reines Callcenter im klassischen Sinn. XELEO ist ein Contact Center und deckt telefonische und schriftliche Kanäle sowie Backoffice ab.
  • Kein reiner Outbound-/Telemarketing-Dienstleister. Outbound ist auf Service-, Retention- und Nachbetreuungsmaßnahmen ausgerichtet. Up- und Cross-Selling erfolgt im Rahmen bestehender Servicekontakte.

Referenzen und Fallbeispiele

Zu den Referenzen von XELEO zählen vor allem: Wien Energie, Magenta, oekostrom AG, benefit, ChargePoint, Smatrics und Hamburger Energienetze.

Fallbeispiele

ChargePoint (Elektromobilität): XELEO stellt ein speziell geschultes Team für den Support entlang der gesamten Lade-Journey. Es werden Aufgaben wie die Aufnahme von Nutzeranliegen rund um den Ladeprozess, Fragen zu Tarifen und App sowie Soforthilfe am Ladepunkt (Entriegeln, Freischalten, Reset) übernommen. Ergänzt wird der Service durch internen Second-Level-Support mit E-Mobilitätsexpert:innen, Ticketkontrollen vor der Weiterleitung, laufende Schulungen und regelmäßige Qualitätskontrollen. Gearbeitet wird mit dem Backend-System be.ENERGISED.

Magenta (Telekommunikation): XELEO stellt ein speziell geschultes Team für den Kundenservice von Magenta Austria, das rund um die Uhr erreichbar ist. Es werden Aufgaben wie technischer Support sowie die Bearbeitung vielfältiger Kundenanliegen im Telekommunikationsbereich übernommen. Ergänzt wird der Service durch die gezielte Nutzung von Upselling- und Cross-Selling-Potenzialen entlang der gesamten Customer Journey, mit dem Ziel, Kundenbindung und –zufriedenheit zu stärken.  

Quellen und Referenzen

Primärquellen (Unternehmen selbst)

Vertiefende Fachartikel des Unternehmens

Register, Verbände und Dritte